หัวเรื่องที่สรุปจุดประสงค์ของจดหมาย

ย่อหน้าแรกตอบสิ่งที่ผู้อ่านต้องรู้ก่อน จากนั้นจึงอธิบายเหตุผล รายละเอียด และผลกระทบ โดยใช้หนึ่งประเด็นต่อหนึ่งย่อหน้า

ตัวเลขทุกตัวมีหน่วย ช่วงเวลา และเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง เอกสารแนบถูกเรียกด้วยชื่อเดียวกับชื่อไฟล์จริง

ย่อหน้าสุดท้ายบอกขั้นตอนถัดไป ผู้ติดต่อ และเวลาที่คาดว่าจะได้รับการตอบกลับ

ขอแสดงความนับถือ


ชื่อผู้ลงนาม
ตำแหน่ง